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ペーパーレスファクス

ファクスを取りに行く手間、仕分けやファイリング、問い合わせ時の対応、紙の保管などに時間やコストがかかっていませんか?ファクス業務を電子化することで、ファクス業務にまつわるさまざまな課題を解決することができます。ペーパーレスファクスを実現するための仕組みや、ノウハウを生かした運用をご提案します。

こんな課題を解決します

  • 問い合わせ時などに書類を探すのに時間がかかる。
  • 仕分け作業やファイリングに手間と時間がかかる。
  • 他の書類にまぎれて、紛失したことがある。
  • 自席とファクスの間を往来するのが面倒だ。
  • 不要なファクスに印刷コストがかかっている。
  • 外出中にファクスを確認できない。

課題

こんな解決策があります

ファクスの電子化で業務を効率化

受信ファクスをサーバー等に転送し、『imageWARE Desktop』で確認します。ファクスでの受発注業務に必要な「受信」「閲覧」「書き込み」「返信」「履歴確認」の流れも、席に着いたまま全く紙を使わずに行うことができます。

ファクスの電子化で業務を効率化

特長

ファクス受信

受信時は、ポップアップ通知や音でお知らせしますので、見落としを防止することができます。また『せいとんファクス』を利用すると、送信元ファクス番号やアドレス帳に登録されている顧客名をファイル名に自動付与したりフォルダー分けすることが可能です。

確認

受信ファクスをプレビューで確認。メール添付や印刷、担当者への振り分けもボタン一つで簡単に行うことができます。カスタマイズ可能なわかりやすい画面デザインなので、直感的にご利用いただけます。

スタンプ・書き込み

受け取ったファクスに、文字を記入したりはんこを押すことができます。
紙のファクスに記入していたのと同じような感覚で書き込みできます。

ファクス送信

紙を印刷することなく、PCからファクス送信を行えます。複合機に登録してあるアドレス帳を利用できるので、個人ごとにアドレス帳を管理する手間がありません。また、『せいとんファクス』と連携すると、返信先のアドレス帳が自動選択されるので誤送信を防止することができます。

送信履歴確認

送信したファクスの送信状況や、送信した画像、送信結果を確認可能。
日付や送信者別、相手先別にフィルターし表示できるので、問い合せがあった場合もすばやく検索し、対応できます。

保管

ファイル名に担当者名や処理NO等を追記してファイルを移動することができます。
ボタンで処理できるので、ファイルを違うフォルダーに入れてしまうといったトラブルもなく正確に処理をすることができます。

検索

ファイル名に付与された得意先名やファクス番号、処理NOをキーワードとして検索できるので、必要な書類がすぐに見つかります。

クラウドストレージサービスと連携

クラウドストレージサービス『HOME』と連携すると、外出先からでも受信したファクスの確認ができるので、対応スピードが向上します。また『HOME type-AP』のスマートフォンアプリを利用すると、ファクス受信がプッシュ通知されるので、簡単な操作でファクスを閲覧できるようになります。

安心の導入サポート

自社でもファクスペーパーレス化を運用しているキヤノンS&Sだからこそ、経験を活かした導入、運用サポートで、業務改善のお手伝いをいたします。

※サービスの詳細についてはお問い合わせください。

導入事例

取扱商品

  • オフィス向け複合機オフィス向け複合機
    幅広いビジネスニーズに応える豊富なラインアップのオフィス向け複合機。セキュアでスピーディーな情報活用・共有を推進し、より円滑なビジネス・コミュニケーションを実現します。

  • imageWARE DesktopimageWARE Desktop
    オフィスでの紙文書や電子文書にまつわる生産性向上/コスト削減を可能にするソフトウエアです。複合機 imageRUNNER ADVANCEの機能をさらに使いやすく、身近なものにします。

  • imageWARE Desktopせいとんファクス
    複合機 imageRUNNER ADVANCEで受信したファクスを電子化し、ファイル名の自動付与と転送先でのフォルダー振り分けを自動で行うアプリケーションです。

  • HOMEHOME
    ネットワークセキュリティ、グループウエア、IT運用支援をトータルに提供する、中小オフィス向けIT支援サービスです。社内情報の共有化が図れ、高いセキュリティレベルを維持することができます。
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