キヤノンシステムアンドサポート株式会社

勤怠管理システムの導入で、毎月の勤怠管理と複雑なシフト作成の効率化を実現

事業内容介護福祉業
従業員数100~299名

01背景・概要

複数の介護施設と保育園を運営する社会福祉法人のお客さま。人手不足の中、職員を本業の介護や保育といった業務に専念させるために勤怠管理などバックヤードの業務の効率化が課題となっていました。それまで勤怠管理は、紙に記入して本部へFAXし、それを給与システムに打ち込んでいました。また職員のシフト管理もExcelで管理していたため複雑なシフト作成に苦労を重ねていました。

これらの課題をクリアするためにシステムを検討し、最終的には勤怠管理と給与計算それぞれのシステムを一本化できること、シフト作成の効率化が図れることなどが決め手となり、勤怠管理システムを導入。

これにより今まで勤怠管理と給与システムそれぞれに入力作業が発生していたところ、一回で済むようになるとともに、シフト作成もスムーズになり生産性の向上、職員の負荷軽減を実現しました。

02課題と効果

【導入前の課題】

  1. 紙の出勤簿を月末に回収するフローで、担当者に負荷がかかっていた。
  2. 出勤簿から個々の手当てを算出して本部へFAXし、さらに担当者が給与システムに手入力を行うという手間がかかっていた。
  3. シフト管理をExcelで行っており複雑なシフト作成に苦労していた。

【導入後の効果】

  1. 勤怠管理から給与計算まで連携しているため作業効率が高まり、作業時間の削減ができている。
  2. 勤怠処理画面で1人ずつデータを確認できるため、ミスの削減につながる。
  3. 過去月の実績を確認しやすくなり、労働時間の把握がすぐに行える。

03選定ポイント

  1. 勤怠管理と既存の給与システムと連携できるため、二重入力が不要。
  2. 「打刻忘れ」分の入力を勤怠処理と同時に行うことが可能。
  3. オプション追加により「シフト作成」の時間が短縮され、業務効率アップが実現。
  4. システムから「常勤換算表」出力ができるようになり、別途作成が不要。
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