キヤノンシステムアンドサポート株式会社

OCRソフトと複合機の導入で、スキャン作業の手間を削減しながら検索性の高い文書の電子化環境を構築

事業内容製造業
従業員数100~299名

01背景・概要

電気照明器具製造業のお客さま。製造時の「段取り」を効率化するためのチェックシートを、毎日業務終了後に100枚ずつ電子化して保存していました。保存の際、データの検索性を高めることを目的に、ファイル名に品番を入れていましたが、手作業のため残業が発生していました。そのため電子化時に自動的にファイル名に品番を入れる方法を模索。チェックシートには品番を含んだバーコードがありましたが、うまく活用できていませんでした。

この課題を解決するために、文書分類ソフトウエアの導入を検討。電子化時にスムーズにスキャンできること、バーコードを認識し、ファイル名に品番を自動的に付与できること、大量のシートを一括で処理し、作業時間を短縮できることなどが決め手となり、複合機と共に導入を決定。

その結果、スキャン前後の手間を大幅に削減しながら検索性の高い電子化の環境が構築でき、残業時間の削減を実現しました。

02課題と効果

【導入前の課題】

  1. 日々発生するチェックシートのスキャン作業に時間がかかっていた。
  2. スキャン時に書類の向きが正しい方向になるように修正が必要なため時間がかかっていた。
  3. ファイル名に品番を入れるため、スキャン後のファイル名を手作業で修正しており手間がかかっていた。
  4. その結果残業が発生していた。

【導入後の効果】

  1. 複合機での一括スキャンと、ソフトウエアによる処理で電子化作業が大幅に短縮できた。
  2. バーコードに含まれる品番情報を認識し、ファイル名に自動的につけることができるようになった。
  3. 担当者の残業が削減された。

03選定ポイント

  1. チェックシートにあるバーコードを読み取り、ファイル名につけられること。
  2. 1日100枚のチェックシートをまとめて処理し、作業時間を短縮できること。
  3. スキャン時に書類の向きを直す必要なく、自動で正しい向きで電子化されること。
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