キヤノンシステムアンドサポート株式会社

ペーパーレスファクスの導入で、お客さま対応の迅速化と業務進捗の見える化を実現

事業内容製機械工具卸売業
従業員数100~299名

01背景・概要

機械部品や工具を約25万種類取り扱う「日本のものづくり」を支える総合商社。1日1,000件に及ぶ取引先からのファクスを、担当者ごとに振り分け、名前順にバインダーに保管していました。この文書管理の手間と紙出力の多さに加え、何よりも取引先からの問い合わせ時に、バインダーから受信ファクスを探していたため、迅速に回答できないことが課題でした。

そこでファクス業務を電子化する「ペーパーレスファクス」ソリューションを導入。文書管理ソフトウエアとファクス文書を自動で整理する機能を搭載した複合機によるこのソリューション。導入の決め手は、受信文書のファイルに自動で取り引き先名が付与され、PDF化したうえで受信日ごとに振り分けされることとと、PC上でファクス受診受信の確認、返信が行なえること。

導入により受信文書の整理にかかるコストや手間の大幅な効率化と、大量の紙文書の削減を実現。取引先名が付与されたPDFファイルが電子的に保存されるため文書の検索性が向上し、問い合わせに対しても迅速に対応できるようになりました。

02課題と効果

【導入前の課題】

  1. ピーク時にファクス受信が途切れず、トレイに出力されたままになり、担当者の手に届くまで時間が掛かっていた。
  2. 取引先からの問い合わせに対しすぐに回答ができずお待たせしていた。
  3. バインダーへの保管等、受信文書管理に労力がかかっていた。
  4. 各担当者の業務量を把握できていなかった。

【導入後の効果】

  1. 担当者への振り分けがクリック1つで実現できた。
  2. PC上でファクスの送受信が行えるため、自席からファクスやバインダー置き場への移動が不要になった。
  3. 目的のファクスを簡単に探せ、取引先の問い合わせへすぐに回答できるようになった。
  4. ファイル名に取引先名が入ったPDFが自動作成されるため、バインダー保管の労力が大幅に削減された。
  5. 振り分けされたフォルダを確認することで、各担当者の業務量把握が可能となった。

03選定ポイント

  1. 受信ファクスのPDF化に加え、取り引き先名が自動でファイル名に付与される。
  2. 用紙代だけでなく、ファクス関連業務の手間、バインダー置き場のスペースなど見えないコストも削減できる。
  3. 振り分け作業がPC上で完結でき、チームの業務進捗も見える化できる。
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