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キヤノンシステムアンドサポート株式会社

ファクスの電子化で手間もコストも削減!

「ファクスを電子化するとどうなるの?」
「紙での業務に慣れているから、変更するのは大変そう・・・」
このページでは、そんなファクス電子化の疑問にお答えします!

そもそも「ファクスの電子化」とは

受信したファクスを電子データとして共有フォルダや電子メールで受信する仕組みです。スマートフォンやタブレットで閲覧できる方法もあります。
ファイル形式はPDFなどで、受信したファクスの自動保存先としては複合機のHDD内、PC、サーバー、クラウドなどがあります。
PCからファクスを直接送ることもでき、受信から送信までペーパーレスで運用することもできます。

※キヤノン製品の場合です
※HDDを持たない複合機の機種もあります。

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紙ファクスのよくあるお困りごと

当たり前のように使っている紙ファクス。「慣れているから特に不満はない」とお考えのお客さまも、こんな「あるある」に心当たりはありませんか?

  • 紙なので紛失しやすく、情報漏えいも心配。
  • どこにあるのか、誰が持っているかがすぐにわからない。
  • 受信して出力されるまで、出力されてから担当者の手元に届くまでに時間がかかる。振り分ける作業も負荷になっている。
  • 広告などの迷惑ファクスも出力してしまうので、紙やトナー、カウンター料金など無駄なコストがかかっている。
  • ファイリングに手間や時間がかかり、さらに保管のための場所やコストも増える一方。
  • 問い合わせがあった時にファクスを探すのに時間がかかり、お客さまにご迷惑をかけている。

上記のうちひとつでも当てはまるものがあったお客さま!そのお困りごとをファクス電子化で解決しましょう!

では実際に電子化すると何が変わるのでしょうか?

実はこんなにメリットがあります。

○ PCで受信し、画面上で内容を確認・返信までできます
出力までの時間のロスが減ります。
受信・送信のためのデスクと複合機の往復も必要ありません。
担当者ごとの振り分けはフォルダにファイルを移動させるだけです。
ソフトを使えばPCの画面上でファクスに書き込みでき、返信することも可能です。
○ 必要なものだけプリントできます
紙・トナー・カウンター料金などのコストを削減できます。
○ 受信データがPCやサーバーなどに自動的に保存されます
ファイリングの手間が省け、保管場所も必要ありません。
○ ファイル名や受信日時などで簡単に検索できます
問い合わせなどに素早く対応できます。
○ フォルダ共有ができます
書類が行方不明にならず、担当者不在でもすぐに探し出せます。
運用次第で個人やチームごとの進捗が確認できます。
○ 紙出力との併用も可能です
現在の紙での業務をそのままに、バックアップとして利用することもできます。

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こんな心配事には・・・

  • PCやサーバー、複合機のHDDに保存している場合、壊れたらファクスが見れない・データが消える可能性があるのでは?
    →保存先にクラウドを利用する、バックアップを取るなどの方法でリスクを回避できます。
  • 紙が出ないと、ファクスが来ても気付かないのでは?
    →受信時に複合機で受信音を出すように設定したり、メールやPC画面へのポップアップなどでお知らせするツールもあります。

キヤノンS&Sへご相談ください

ファクス電子化によって、業務の効率化やコスト削減につながることについてご紹介しました。業務の流れや業務の流れや方法が大きく変わることに不安もあるかと思いますが、キヤノンS&Sが丁寧にサポートいたしますので、ぜひ一度ご相談ください。

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