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キヤノンシステムアンドサポート株式会社

管理台帳・ネットワーク図を作成する

四コマ漫画 調査担当は誰? IT管理の第一歩は現状を知ることです。PCやプリンターの数はもちろん、それぞれの設定内容や利用しているソフトウエア、そのバージョンなどを把握します。
そのためには、まずは管理台帳をつくり、それらの情報を管理しましょう。

また、それぞれの機器がネットワーク上でどう接続されているかを明確にすることも大切です。ネットワーク図を作成し、視覚化していきます。

手間のかかる作業ですが、これらによってIT管理の効率が格段に向上します。

IT機器の情報収集

すべての社内PCおよびサーバーの情報を収集します。

    【主な管理項目】
  1. メーカー/機種/シリアルナンバー
  2. OSの種類とバージョン
  3. メモリーやハードディスクの容量
  4. コンピューター名
  5. IPアドレス
  6. 使用者と物理的な設置場所
  7. 導入されているアプリケーションとバージョン
  8. 購入年月日
  9. 保守契約の有無/保守期間

これらの情報を台帳に記載していきます。
情報は手作業で収集することもできますが、収集ツールを使うと作業の効率化が図れます。(フリーウエアもリリースされています)
サーバーやPCだけでなく、プリンターやルーター、スキャナーなども台帳に記載します。

台数が多い場合は資産管理ソフトウエアの導入をお勧めします。
情報収集や台帳登録が一元管理でき、かつ情報漏えいの防止などセキュリティ面でも効果的です。

情報を収集する 管理台帳

ネットワーク図を作成する

細川

社内の機器がどのように接続されているかを図にします。
図にすることで、

  1. 全体像が把握できる。
  2. 現状の課題点を把握できる。
  3. 障害時に原因を特定しやすくなる。
  4. 機器の入れ替えや拡張の計画が立てやすくなる。
  5. IT業者との打ち合わせがしやすくなる。

などのメリットがあります。

ネットワーク図

ネットワーク図で大切なことは、見た目より正確性です。正確であれば簡略記号で描いても手描きしても構いません。
接続はハブからハブ、ハブからPCやプリンターなど、目視確認して記入していきます。
台帳とリンクが取りやすいように機器の名称も統一化しておきましょう。

IT機器の調査および台帳作成やネットワーク図の作成にはたいへん手間がかかります。しかしこれを行うことでその後のシステム運用がとてもやりやすくなりますので、ぜひ実行してください。
日常業務の中でお時間が取れないような場合は、代行調査も承りますのでご相談ください。

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